VERİ SORUMLUSU AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
I – GİRİŞ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatı bulunan Mülteci Hakları Derneği (Dernek/MHD) olarak, kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliğini önemsiyoruz. Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla kişisel verilerinizi KVKK’nın 5. ve 6. Maddesinde belirtilen kişisel verilerin işlenme şartlarına uygun olarak işlenmesi ve korunması için gerekli tedbirleri en üst seviyede almaya çalışıyoruz. Bu amaçla, kanunda belirtilen veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizin hangi amaçla işleneceği, hangi amaçla ve kimlere aktarılacağı, veri işleme yöntemi, hukuki sebepleri ve haklarınıza ilişkin sizi aydınlatmak istiyoruz.
Aşağıda Yer alan Aydınlatma Metni, Mülteci Hakları Derneği (“MHD”) olarak yürüttüğümüz seminerler, bülten ile bilgilendirme, hukuki destek hizmetleri ve sair etkinliklere ilişkin olarak 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak çıkarılan 10.03.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan “Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” uyarınca hazırlanmıştır.
II – AYDINLATMA METNİ
1. Veri Sorumlusu ve Kimliği
Veri Sorumlusu Barbaros Mahallesi, Başkan Sokak No.14 Üsküdar, İstanbul adresinde mukim Mülteci Hakları Derneğidir.
2. Toplanan Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları
Aşağıda ayrıntıları sayılan kişisel verileriniz yazılı ve dijital ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir. Topladığımız kişisel veri türleri, bizimle kurduğunuz ilişkinin türüne bağlı olarak değişmektedir. Aşağıda belirtilen kapsamlarda bize aktardığınız bilgileriniz esas olarak aktarma amacınıza uygun olarak sizinle iletişime geçmek ve başvuru amacınızı gerçekleştirmek, yürüteceğimiz faaliyetlerimiz kapsamında size doğru bilgi ve sürece ilişkin bilgi vermek, sağlıklı bir iletişim kurarak hukuki destek hizmetlerimizi gerçekleştirmek ve tabloda belirtilen amaçlarla kullanılmaktadır.
| KATEGORİ | İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER | İŞLEME AMACI |
| DANIŞANLAR | KİMLİK VE İLETİŞİM VERİLERİ, GÖRSEL VE İŞİTSEL VERİLER, ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER/BİLGİLERİNİZ Ad soyadınız, adresiniz, telefon numaranız, e-posta adresiniz, doğum tarihiniz, sağlık, cinsel hayat ve sosyal yardım bilgileriniz, uyruğunuz, ceza mahkumiyeti, medeni durum, hane bilgileri, eğitim bilgileri, barınma bilgileri yanı sıra sığınma statülerine ilişkin yasal bilgiler, telefonda Dernek ve dernek yetkililerine bıraktığınız ses kayıtlarınız, mesajlaşma programlarına (Whatsapp, Telegram vb.) bırakılan ses kayıtlarınız ve görsel kayıtlarınız, Ofis giriş çıkışlarına yerleştirilen güvenlik amaçlı kamera kayıtlarından toplanan görsel verileriniz, |
a) Mülteci Hakları Derneğinin faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi,
b) Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi ve diğer resmi kurumlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası, c) Gerektiğinde ve talebiniz halinde yakınlarınıza yasal durumunuz hakkında bilgilendirmede bulunmak, Acil durum faaliyetinin planlanması, d) Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, e) Talep ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve takibi, f) Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi, g) İstatistiksel amaçlarla, h) Doğabilecek uyuşmazlıklar delil olarak kullanmak, ı) Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda, talep hâlinde ve mevzuat gereği savcılıklara, mahkemelere ve ilgili kamu görevlilerine bilgi vermek, i) Derneğimiz tarafından sunulan hizmetlerden danışan kişiyi faydalandırmak için gerekli çalışmaların yapılabilmesi, j) Kaynak Sağlayıcı faaliyet ortaklarımızla yürütülen işlerin planlanması, stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, k) Hizmet alanlara sunulan hizmete ilişkin şikâyetlerinin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işleme alınması, l) Hizmet alanlar ile ilişkilerin yürütülmesi ve kurumsal yönetim faaliyetlerinin takibi, m) Sunulan hizmette gelişmeler hakkında bilgi alınarak verim raporlarının oluşturulması ve güncellenmesi, n) Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi, o) Risk yönetiminin yapılması, iş sürekliliğinin sağlanması, p) Sözleşme süreçlerinin veya hukuki taleplerin takibi amaçlarıyla. |
| E-POSTA VE BÜLTENLERİMİZ İÇİN KAYDOLAN KİŞİLER | E-posta adresiniz, iletişim tercihleriniz, sağladığınız tüm görüşler ve eriştiğiniz bilgilerle ilgili ayrıntılar, | Mülteci Hakları Derneğinin bu kapsamdaki faaliyetlerin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi ve Dernek tarafından çıkarılan bültene abone olmanız ve etkinliklere kayıt yaptırmanız durumunda güncel bülten ve etkinliklerden haberdar olmanız, sizinle iletişime geçmek, doğru hitap edebilmek, bilgilendirmek ve talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi amacıyla. |
| MÜLTECİ HUKUKU BİLGİ PLATFORMU İNTERNET SİTEMİZDE (https://multecihukuku.net/) YER ALAN “İLETİŞİM” KUTUSUNDAN YA DA E-POSTA ADRESİMİZ ÜZERİNDEN İLETTİĞİNİZ HUKUKİ DESTEK TALEPLERİNİZE, GERİ BİLDİRİMLERİNİZE YA DA DİĞER KONULARA İLİŞKİN VERİLERİNİZ | Ad, Soyad, Telefon Numarası, E-posta adresi, destek talebiniz ve görüşleriniz | Mülteci Hakları Derneğinin sizinle iletişime geçmesi ve başvuru amacınızı gerçekleştirmek, destek talebinize ilişkin size bilgi vermek, sağlıklı bir iletişim kurarak hukuki destek talebinizi gerçekleştirmek ve Derneğin bu kapsamdaki raporlama, ihtiyaç analizi, kapasite geliştirme faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmek amaçlarıyla. |
| MÜLTECİ HUKUKU BİLGİ PLATFORMU İNTERNET SİTEMİZEDE YER ALAN KARAR BANKASI ÜYELİK TALEPLERİNİZ (https://multecihukuku.net/) | Ad, Soyad, Telefon Numarası, E-posta adresi, Yaşadığınız İl, Mesleğiniz | Mülteci Hakları Derneğinin Karar Bankası kayıt taleplerinizi gerçekleştirmesi, destek talebinize ilişkin size bilgi vermek ve sizinle iletişime geçebilmek, ve Derneğin bu kapsamdaki raporlama, ihtiyaç analizi, kapasite geliştirme faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmek amaçlarıyla. |
| WEB SİTEMİZ VEYA SOSYAL MEDYA ARACILIĞIYLA BİZİMLE ÇEVRİMİÇİ ETKİLEŞİM GİREN KİŞİLER | Ad soyadınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız, çevrimiçi davranış, iletişim tercihleri, | Sağladığınız görüşler ve eriştiğiniz bilgilerin değerlendirilmesi ve Mülteci Hakları Derneğinin bu kapsamdaki faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi amacıyla. |
| MHD ETKİNLİĞİNE KATILAN KİŞİLER | Ad Soyadınız, e-posta adresi, telefon numarası, iletişim tercihleri, çalıştığı kurum, cinsiyet, yaş imza ve sağladığınız görüşler veya bilgiler, | Toplanan bilgiler, etkinlik kayıtlarını yönetmek ve çalışmalarımız ve etkinliklerimiz hakkında güncellemeler göndermek, izleme ve değerlendirme ve iletişim faaliyetlerimizin yürütülmesi amacıyla işlenmekte ve bu bilgiler, çalışmalarımızla ilgili güncellemeler sunmamıza, Derneğimize fon veren kuruluşlarla ilişkilerimizi yönetmemize ve çalışmalarımıza katılan kişilerin çalışmamızın hangi alanlarıyla ilgilendiğini anlamamıza yardımcı olur. |
| İŞ ADAYLARI, GÖNÜLLÜLER | Ad Soyadınız, e-posta, telefon numarası ve adres gibi iletişim bilgileri, eğitim durumu, mesleki öz geçmiş, mesleki sertifikalar | Mülteci Hakları Derneğinin faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi, Mülteci Hakları Derneğine yaptığınız başvuru sürecinin yürütülmesi, değerlendirilmesi, çalışan adayı ile iletişime geçilmesi, sürece ilişkin bilgi verilmesi, işe uygunluk değerlendirilmesinin yapılması, İnsan kaynakları sürecinin planlanması ve tüm süreçlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve başvurusu olumsuz değerlendirilen adayların ileriki zamanlarda uygun bir pozisyon olması durumunda kişiyle iletişime geçilmesi amacıyla. |
| TEDARİKÇİLER VE DİĞER KİŞİLER | Ad soyadınız, adresiniz, Kimlik numaranız, Telefon numaranız, E-posta adresiniz, İş geçmişi, Doğum tarihiniz, Banka Hesap Numarası | Mülteci Hakları Derneğinin faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi, Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, diğer resmi kurumlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası, Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi, Banka kanalıyla ödemelerin yapılabilmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Personel Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amacıyla. |
| İŞ NEDENİYLE İRTİBATTA OLDUĞUMUZ YERLİ ve YABANCI KURUM ÇALIŞANLARI | Ad soyadınız, çalıştığı kurum, e-posta adresi, telefon numarası | Mülteci Hakları Derneğinin faaliyetlerinin ve prosedürlerinin yürütülebilmesi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi amacıyla. |
3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, Derneğimiz ile fiziki olarak Dernek Merkezi’ni ziyaret eden, telefon, e-posta ve sitemizde yer alan iletişim kutusu yoluyla iletişime geçmiş danışanlardan, Derneğimizle ile ticari ilişki kurmak, iş başvurusu yapmak, teklif vermek gibi amaçlarla, kartvizit, özgeçmiş (cv), teklif vermek ve sair yollarla kişisel verilerini paylaşan kişilerden alınan, fiziki veya sanal bir ortamda, yüz yüze ya da mesafeli, sözlü veya yazılı ya da elektronik ortamdan; ayrıca anket ve benzeri amaçlı kullanılan web sitelerinden ve sosyal medya hesaplarından; web sitesi içerik okuma veya tıklama hareketleri, kamuya açık veri tabanlarının sunduğu veriler tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilir, kaydedilir ve muhafaza edilir.
Aydınlatma Metninde yer alan Kişisel Veriler, Mülteci Hakları Derneği tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) Madde 5 kapsamında “Kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.
4. Kişisel Verilerinizin Aktarıldığı Taraflar ve Aktarılma Amacı
Mülteci Hakları Derneği olarak, bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. Maddesinde belirtilen şartlar dahilinde; proje ortaklarına, denetçi, dernek ile hizmet sözleşmesi kapsamında çalışan tedarikçi, danışman, çevirmen, mali müşavir gibi üçüncü kişiler ile kanunen yetkili kamu kurumlarına, icra ve yargı makamları, yasal takip süreçleriyle ilgili zorunlu kişi ve kurumlara, kanunen yetkili kişi ve kurumlara aktarılabilecektir. Ayrıca, dijital ortamlarda yapılan eğitim, toplantı, konferans, panel ve görüşme amacıyla kullanılan yazılımların birçoğu internet ortamında bulut hizmet sağlayıcılar aracılığıyla verilmektedir. Bu yazılımlara ait veri merkezleri, çoğunlukla yurt dışında olduğundan bu yazılımların kullanılması sebebiyle yurt dışına veri aktarımı söz konusu olabilmektedir. Bununla birlikte Dernek olarak yürüttüğümüz projeler kapsamında merkezi yurtdışında bulunan fon verici kuruluşlara yürütülen işin mahiyetiyle sınırlı olmak kaydıyla kişisel verileriniz aktarılabilecektir.
Kişisel verilerinizin yurt dışına aktarımı ancak;
- Açık rızanızın bulunması veya
- Açık rızanızın temin edilmediği ancak Kanun’da belirtilen diğer veri işleme şartlarından bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;
- Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması,
- Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda
Mülteci Hakları Derneğinin ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile gerçekleştirilebilecektir. Yeterli korumanın bulunduğu ülkeler Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilmektedir.
5. KVVK’nın 11. Maddesi Gereği Haklarınız
6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde veri sahiplerinin kendilerine ait bilgiler üzerindeki hakları tanımlanmıştır. Bu kapsamda MHD bünyesinde bilgileri ve verileri işlenen gerçek kişiler, Kanunun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11’inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca Mülteci Hakları Derneği’nin Barbaros Mahallesi, Başkan Sokak No.14 Üsküdar, İstanbul veya info@mhd.org.tr adreslerinden iletebilirsiniz. Bilgilendirilme talebinize 30 gün içerisinde cevap verilecektir. Kişisel Veri Sahipleri, sorularını, görüşlerini veya taleplerini aşağıdaki iletişim kanallarından herhangi birine yöneltebilir.
| BAŞVURU YÖNTEMİ | BAŞVURU YAPILACAK ADRES | BAŞVURU GÖNDERİMİNDE BELİRTİLECEK BİLGİ |
| Islak imzalı şahsen başvuru (Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması) veya Noter vasıtasıyla tebligat | Barbaros Mahallesi, Başkan Sokak No.14 Üsküdar, İstanbul | Zarfın/tebligatın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru | info@mhd.org.tr | E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| Sistemimizde Bulunmayan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru (Başvuru sahibinin mobil imza/e-imza içerecek biçimde Derneğimizin sisteminde bulunmayan elektronik posta adresini kullanarak başvurması) | info@mhd.org.tr | E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |